Ob die Firma ihr einen Bürostuhl einer ganz bestimmten Marke zur Verfügung stellt, wollte die Bewerberin wissen. Eigentlich hatten wir schon alles geklärt. Am Montag waren wir zur Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags verabredet. Aber diese Frage schien ihr so wichtig, dass sie mich noch am Sonntag anrief. Prinzipiell habe ich kein Problem damit, wenn ein Kunde oder ein Mitarbeiter mich am Wochenende anruft. Was geklärt werden muss, muss geklärt werden.

Aber diese Bürostuhlfrage hat mich denn doch ein bisschen irritiert, irgendwie kam mir da etwas spanisch vor. Trotzdem haben wir die junge Frau angestellt – und mussten uns schon nach zwei Monaten wieder von ihr trennen. Es passte einfach nicht, nicht mit uns und nicht mit unseren Kunden.

Ohne Dokumentation kein Lernen

Wir bei Pro Process haben aus dieser Erfahrung eine Lehre gezogen. Wir haben nämlich rückblickend festgestellt, dass es bei jedem Bewerber, mit dem es dann nicht funktioniert hat, immer auch so einen Moment gab, wo uns etwas spanisch vorkam, wo wir etwas komisch fanden. Und wenn uns heute bei einem Bewerber wieder etwas Seltsames aufstößt, dann lassen wir vorsichtshalber die Finger von ihm. Was ich damit sagen will: Wir versuchen, aus unseren Fehlern zu lernen. Dazu dokumentieren wir inzwischen jeden Bewerbungsprozess bis ins kleinste Detail. Das kann ich auch Ihnen empfehlen. Bei Ihren Produktionsprozessen tun Sie das ja – hoffentlich – auch.

Denn es geht bei Bewerbungen nicht um Bauchgefühl. Ich bin, was so wichtige Dinge angeht, kein Freund von Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Es geht um Nachvollziehbarkeit.

Tappen Sie bei Bewerbern nicht in die Bauchgefühl-Falle!

Deshalb gehen wir inzwischen nach einem genau festgelegten Schema vor, das ich auch Ihnen empfehlen kann.

Erstens: Erstellen Sie für jede Funktion, die Sie zu besetzen haben, ein detailliertes Anforderungsprofil! Welche Kompetenzen soll der Bewerber mitbringen, sowohl fachlich als auch charakterlich?

Zweitens: Nehmen Sie sich Zeit für jede einzelne Bewerberin, für jeden einzelnen Bewerber! Bei uns sind es drei Bewerbungsrunden an drei verschiedenen Tagen. Alle drei dienen in erster Linie dem gegenseitigen Kennenlernen. Und nach jeder Runde schlafen alle Beteiligten mindestens eine Nacht darüber, bevor wir und der Bewerber entscheiden, ob wir eine Runde weitergehen wollen.

Drittens: Definieren Sie einen ganz klaren Prozessablauf. Welche Fragen stellen Sie wann? Welche Aufgaben muss der Bewerber lösen, welche Probearbeiten absolvieren? Vor welche Herausforderungen stellen Sie ihn in welcher Bewerbungsrunde?

Viertens: Halten Sie sich an diesen Prozess! Egal, wie sympathisch Ihnen der Mensch schon nach dem ersten Gespräch ist, egal, wie sicher Sie sich sind, dass es passt. Tappen Sie nicht in die Bauchgefühl-Falle! Ziehen Sie den Prozess durch!

Fünftens: Persönlichkeit hat Vorfahrt vor Fachkompetenz. Der kompetenteste Mitarbeiter bringt Ihnen nichts, wenn er zum Störfaktor im Team wird, nicht mit Kunden umzugehen weiß oder unzuverlässig ist.

Sechstens: Alles muss messbar sein. Dokumentieren Sie alle Bewerbungsrunden so, dass sich auch ein Dritter daraus ein Bild vom Bewerber machen könnte.

Für den Bewerbungsprozess gilt dasselbe wie für Ihren Produktionsprozess: Treffen Sie Entscheidungen ausschließlich auf Grundlage von Zahlen, Daten, Fakten.