Es passiert einfach. Niemand in einem Unternehmen sagt: „So, jetzt machen wir ein bisschen mehr Bürokratie!“ Das sagt wirklich niemand. Vielmehr wird irgendwann irgendetwas eingeführt, weil es jemandem – meist einer Führungskraft, manchmal dem Unternehmer selbst – sinnvoll erscheint. Ein Meeting vielleicht. Regeln, Vorschriften, umständliche Dokumentationen, die kaum jemand liest. Besprechungsprotokolle, Statusberichte an Verteiler, die mit dem jeweiligen Status herzlich wenig zu tun haben.

Und dann haben Sie den Salat: Die interne Bürokratie wuchert und wuchert – und bremst Ihre Organisation aus. Der Flow ist dahin. Und niemand weiß mehr, wie es dazu kam. Es passiert einfach.

Es passiert, weil in den entscheidenden Momenten der Fokus auf das Wesentliche verloren geht. Das Gute daran: Anders als bei Bürokratie, die Ihnen von anderen übergestülpt wird, können Sie gegen interne Bürokratie etwas tun.

Wie kommt es zu interner Bürokratie?

Das, was in den entscheidenden Momenten geschieht, in denen ein überflüssiger Prozess eingeführt wird, ist, dass das Ziel des Unternehmens aus den Augen verloren wird.

Meiner Erfahrung nach ist dies in vielen Unternehmen so und dann verselbständigt sich die interne Bürokratie rasend schnell.

Was also ist das Ziel eines Unternehmen?

Hier herrscht viel Verwirrung.

Wenn wir uns in einem Unternehmen die Prozesse ansehen, finde ich es immer sehr erhellend, um diese Verwirrung zu entwirren, eine andere Frage zu stellen: „Wer ist Ihr wichtigster Partner?“

Und dann bekommen wir durch die Bank – wirklich durch die Bank – in Unternehmen Antworten wie: „Meine Mitarbeiter.“, „Die Technik.“, „Die Produktion.“, „Der Vertrieb.“ Manche sagen auch; „Mein Boss.“

Dann sage ich: „Natürlich ist das auch wichtig. Aber der wichtigste Partner Ihres Unternehmens, den finden Sie im Außen. Das ist der Kunde!“

Der Zweck eines Unternehmens liegt immer im Außen – es ist immer der Kunde. Ganz simpel deswegen, weil er bezahlt. Ohne den bezahlenden Kunden, und das ist ein zufriedener Kunde, ein begeisterter Kunde, gibt es kein Unternehmen.

Was also in den entscheidenden Momenten geschieht, wenn die eine oder andere Führungskraft, der Chef, bei der internen Bürokratie noch eine Schippe drauflegt, ist: Er fragt sich nicht, ob das dem Kunden dient. Ob das zur Wertschöpfung beiträgt.

„Endlich wieder tun, wofür ich angestellt bin!“

Wenn Sie Ihr Unternehmen besser aufstellen wollen, Ihre Leute wieder in den Flow bringen wollen, so dass sie wirklich effizient und mit Leidenschaft wertschöpfend arbeiten, dann geht es für Sie darum, den Fokus auf den Zweck des Unternehmens zurückzugewinnen.

Die Leitfrage beim Durchforsten aller Prozesse lautet: Ist dies ein Prozess, der nur nach innen geht? Ein Meeting, das nach innen gerichtet ist? Eine Diskussion, die nach innen gerichtet ist? Eine Anweisung, den und den Bericht an den und den zu schicken, die nur nach innen gerichtet ist? Oder dient sie dem Zweck des Unternehmens, der Zufriedenheit des Kunden?

Vielleicht gab es einmal in Ihrem Unternehmen eine Situation, in der es wichtig war, dass diese große Anzahl an Mitarbeitern per Mail täglich mehrmals über einen bestimmten Vorgang informiert wird, um diesen Zweck zu erfüllen. Aber ist das heute auch noch so? Brauchen all diese Menschen diese Information wirklich, um ihre Arbeit besser machen zu können? Oder dient der Vorgang heute einem ganz anderen Zweck – einem Sicherheitsbedürfnis, einem Kontrollbedürfnis, einem Misstrauen, das sich über die Jahre eingeschlichen hat?

Dient ein Vorgang nicht dem Unternehmenszweck, dann kann er aller Wahrscheinlichkeit nach weg. Den braucht es nicht. Ersatzlos abschaffen.

Unser Test dabei ist immer: Meldet sich jemand, der den Vorgang vermisst, der durch die Streichung etwas für seine Arbeit für den Kunden Wesentliches verloren hat? Wenn nein, dann war dieser Vorgang wirklich überflüssig. Ballast.

Und wenn dieser Ballast wegfällt, können Sie etwas erleben, was mich immer wieder begeistert: Wie befreit die Menschen im Unternehmen, von der Produktion bis in die Chefetage, arbeiten.

„Ich kann mich zum ersten Mal seit einigen Jahren wieder um meine Arbeit kümmern, das tun, wofür ich eingestellt wurde!“, die Führungskraft, die das sagte, strahlte vor Freude. Das war unglaublich.

Eine Erfahrung, die ich Ihnen auch wünsche.

Ihr Wilfried Weber