Alles lief super. Und einen großen Beitrag dazu leistete unsere Teamleiterin. Sie kümmerte sich um die Organisation, teilte den Workload in Arbeitspakete ein, den die anderen Mitarbeiter vom Kunden mitbrachten. Außerdem unterstützte sie bei der Vor- und Nachbereitung der Prozesse. Alles super. Bis … „Ich bin schwanger.“ 

Eine sehr schöne Neuigkeit für meine Mitarbeiterin und ich freute mich sehr für sie. Gleichzeitig hatte ich auch ein weinendes Auge, weil sie diese Stelle so ideal besetzte. So ideal, wie es keiner ihrer Nachfolger konnte, das mussten wir bald schmerzlich feststellen … Zum Glück?!

Wie wir bei Pro Process unsere Prozesse aus dieser Notlage sogar optimiert haben, will ich Ihnen nicht vorenthalten. Denn ich glaube, hier liegt eine wichtige Erkenntnis – für jedes Unternehmen!

Miteinander neu gestalten

„Ich habe gemerkt, das ist dauerhaft nicht meine Rolle, die Aufgaben passen einfach nicht zu mir.“ Selbst nachfolgende Teamleiter, die die Leidenschaft und den Ehrgeiz ihrer Vorgängerin mitbrachten, blieben nicht lange in dieser Position. Die Fehlerquote war höher, die Performance im Vergleich geringer. Immer wieder klemmte es an anderen Stellen.

Bis ich erkennen musste, dass die Wahrscheinlichkeit, dass es wieder so wird wie damals, verschwindend gering ist. Nach drei Versuchen, das alte System wiederherzustellen, warfen wir einen Blick auf unser System an sich. Sind wir als Unternehmen in der aktuellen Situation noch richtig aufgestellt?

Wir haben uns außerhalb der Büroräume zusammengesetzt, haben als Team ein Wochenende in den Bergen verbracht, um Abstand zu gewinnen, neue Ideen zuzulassen. Und dort erstmals eine gemeinsame Prozesslandkarte aufgesetzt, diskutiert, neue Prozesse entwickelt und diese zum Teil neu besetzt. 

Wichtig dabei war insbesondere die Ausrichtung auf unsere Kunden. Welche Prozesse brauchen unsere Kunden? Wo können wir uns verbessern? Was heißt das für die Zukunft? Bis dato beschäftigte ich mich alleine mit der Prozesslandschaft, jetzt reflektieren wir im Team unseren Ist-Zustand. 

Hinterfragen – vorwärts denken 

Ein Ergebnis: Die Position einer Teamleitung haben wir vorerst verworfen, dafür übernehmen nun alle Mitarbeiter mehr Verantwortung. Unsere ehemalige Teamleiterin ist inzwischen aus der Elternzeit ihrer beiden Kinder zurück und nun Leiterin des Bereichs Innovation: Sie schaut in die Zukunft, erkennt Trends, designt neue Prozesse. Wir haben sie nach ihrer Stärke neu im Team eingesetzt. Mit ihrer Arbeit hält sie mir den Rücken frei. Denn auch für diese Aufgabe war ich bis dato zuständig, als Flaschenhals des Unternehmens. Wir haben uns einen eigenen Engpass geschaffen.

Diese neue Form der Zusammenarbeit, das stärkere Miteinander, macht uns allen Spaß. Der gesamten Mannschaft und mir. Wir diskutieren, kritisieren, fighten um die beste Lösung. Das beste Ergebnis. Bis wir es finden!

Was Sie daraus für Ihr Unternehmen mitnehmen können? Nutzen Sie das Gute im Schlechten. Regelmäßige Reflektion im gesamten Team ist wichtig. Nicht nur für den Teamgeist, sondern auch für Ihre Prozesse und somit die Performance Ihres Unternehmens.

Wilfried Weber